Both ENDS – best bijzonder

De platte organisatiestructuur is ontwikkeld in co-creatie met alle collega's. De werkwijze reflecteert hoe Both ENDS de wereld voor zich ziet en brengt 'sharing power' in de praktijk. Dat wil zeggen dat zeggenschap en besluitvormingsmacht niet bij een beperkt aantal personen ligt, maar wordt gedeeld in de hele organisatie. Besluitvorming wordt hier rijker en beter van.

De andere gedachte achter deze werkwijze is dat ieder mens een eigen vorm van leiderschap in zich heeft. Dat koesteren en versterken is het vertrekpunt: als iemand zich als expert wil ontwikkelen of wil leren om projectleider te zijn dan kan dat. Zo wordt eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en verantwoordelijkheid nemen gestimuleerd.

De thuisgroepen

Nieuw voor de meeste mensen zijn de 'thuisgroepen'; de veilige thuishaven van elke medewerker. Thuisgroepen zijn heterogene groepen, en de medewerkers per groep hebben hiërarchisch of qua werk niet per se met elkaar te maken. In deze veilige omgeving is er ruimte voor serieuze intervisie, voor inhoudelijke discussies én voor leuke dingen. Aan het 'hoofd' van de thuisgroep staat een thuisgroepcoördinator: een rol die eens in de zoveel jaar rouleert. Deze coördinator is het eerste aanspreekpunt voor collega's bij vragen en issues die spelen.

De hoofdprocessen

De organisatiestrategie wordt via vier hoofdprocessen geïmplementeerd en bewaakt: Inhoud, Fondsenwerving & Acquisitie (F&A), Partners, en PMEL & Kwaliteit (planning, monitoring, evaluatie en leren). De procesgroepen zijn eigenlijk kleine managementteams met een grote mate van mandaat over hun proces. Om tot gedragen besluiten te komen halen ze echter eerst altijd relevante collega's erbij. Daarvoor gebruiken de procesgroepen het RACI-model (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). De procesgroep is verantwoordelijk dat in het proces gebeurt wat er moet gebeuren (bijvoorbeeld: zorgen dat er een partnerbeleid komt, zorgen voor een inhoudelijke positiebepaling, zorgen dat er fondsen worden geworven etc.). De procesgroep voert niet per se alle activiteiten zelf uit maar moet wel zorgen dat het in de organisatie belegd wordt. Elk proces heeft één hoofd-proceseigenaar en drie proceseigenaren die verdeeld zijn over de thuisgroepen. Zo is elk proces vertegenwoordigd in elke thuisgroep.

De ondersteunende processen

Naast de hoofdprocessen is er een aantal ondersteunende processen: communicatie, office, finance, ICT en HR. Deze processen worden geleid door de ondersteunende staf. Organisatiebrede onderwerpen kunnen zij aankaarten via de thuisgroepen, of tijdens de wekelijkse 'dinsdagochtendpresentatie' delen. Bij zo'n presentatie komt de hele organisatie bijeen om geïnformeerd te worden over ervaringen, ontwikkelingen, besluiten of resultaten van het werk van Both ENDS medewerkers en partners.

De uitdagingen

Is het altijd makkelijk? Geen enkele organisatievorm is makkelijk en ook onze vorm heeft uitdagingen. Deze organisatievorm vraagt om vertrouwen, een groot lerend vermogen als individuen en als organisatie, discipline en een actieve opstelling van ons allemaal, waarbij we rekening houden met de kracht en diversiteit van alle collega's. Heldere verantwoordelijkheden en besluitvorming, samen met een open feedbackcultuur zijn dan ook de kern van onze lerende organisatie.

De oogst

Both ENDS werkt nu acht jaar met dit model en de oogst is indrukwekkend. Collega's voelen zich betrokken en verbonden via de actieve rol van de thuisgroepen. Omdat collega's meedenken over inhoudelijke- of organisatievraagstukken, voelen ze zich onderdeel van het geheel. Het leidt ook tot rijkere en betere besluiten omdat verschillende perspectieven worden meegenomen. Door te investeren in leiderschap in het Both ENDS team, staan we steviger en weerbaarder als organisatie. Veel (oud-)medewerkers van Both ENDS ervaren een groot 'familie'-gevoel bij de organisatie. Zo geven we Connecting pepole for change ook vorm binnen Both ENDS!